Peranan dan Tanggungjawab Setiausaha Syarikat di Malaysia
Perlantikan Setiausaha Syarikat adalah penting kepada sesebuah syarikat sepertimana yang dinyatakan dalam Akta Syarikat 2016.
Oleh AZIZAM AZIZAN
Kelayakan Setiausaha Syarikat
Menurut Akta Syarikat 2016 Seksyen 235, kelayakan menjadi setiausaha syarikat
adalah seperti berikut:
1. Beliau perlu dianggap pihak berkecuali yang berusia penuh (18 tahun) dimana
kediaman prinsipalnya adalah di Malaysia, dan
2. Beliau merupakan Setiausaha Bertauliah yang berdaftar di bawah Institut
Setiausaha
dan Pentadbir Bertauliah Malaysia (MAICSA) , atau
3. Beliau merupakan Setiausaha Berlesen (diberi lesen oleh Suruhanjaya Syarikat
Malaysia (SSM) sebagai setiausaha syarikat), atau
4. Beliau tidak diisytihar muflis dan tidak pernah didapati bersalah bagi
mana-mana
kesalahan di bawah Seksyen 238(1) Akta Syarikat.
Peranan dan Tanggungjawab Setiausaha Syarikat
Setiausaha Syarikat di Malaysia mempunyai peranan dan tanggungjawab yang penting sepertimana yang telah digariskan di dalam Persatuan Setiausaha, yang ditadbir dan dikawalselia oleh Suruhanjaya Syarikat Malaysia. Berikut adalah tanggungjawab-tanggungjawab Setiausaha Syarikat:
a) Sebagai Pegawai Syarikat dan Penasihat kepada Lembaga
• Memahami peruntukan Akta Syarikat 2016 bagi syarikat.
• Memahami perihal kepatuhan bagi pelbagai badan berkanun dan badan
pengawalseliaan.
• Bertanggungjawab memastikan prosedur tepat dituruti serta mengekalkan
kepatuhan
terhadap Akta Syarikat 2016.
b) Pematuhan terhadap Keperluan Statutori dan Khidmat Nasihat
• Bertanggungjawab memastikan syarikat mematuhi undang-undang seperti di
dalam
Akta Syarikat.
• Bertindak sebagai pihak pegawai perhubungan bagi syarikat di dalam
berkomunikasi, menyedia dan menghantar dokumen penting dengan Suruhanjaya
Syarikat Malaysia (SSM).
• Memastikan sebarang perubahan maklumat syarikat dilaporkan kepada Pendaftar
Syarikat berserta dengan dokumen (yang diperlukan) secara lengkap pada masa
yang ditentukan.
• Menasihati Lembaga Pengarah berkenaan tarikh relevan bagi melaksanakan
mesyuarat agung tahunan syarikat.
c) Persediaan Mesyuarat Lembaga Pengarah
• Hadir ke sebarang mesyuarat lembaga dan memberi nasihat am berkaitan
perkara-perkara berhubung kesetiausahaan syarikat apabila diperlukan.
• Menjadi hubungan di antara pemegang saham dengan syarikat. Perlu
menghantar notis (resolusi pekeliling) dan berhubung dengan para pemegang
saham berkaitan sebarang mesyuarat pemegang saham dan Mesyuarat Agung
Tahunan (AGM) dan Mesyuarat Agung Luar Biasa (EGM)
d) Melengkapkan Pulangan Tahunan
Bertanggungjawab melengkapkan dan menghantar pulangan tahunan syarikat
secara terperinci dan tepat pada masanya iaitu sebelum tarikh akhir statutori.
e) Pemegang Kustodi Cap Mohor Syarikat
Bertanggungjawab memastikan cap mohor syarikat tersimpan dengan selamat
